Asianajotoimisto AKG Oy

Asianajotoimisto AKG Oy:n tietosuojalausunto - näin käsittelemme henkilötietojasi

1. Keitä me olemme ja mikä tämä sivu on

Tässä tietosuojalausunnossa (jäljempänä ”lausunto”) kerromme meidän, Asianajotoimisto AKG Oy:n (myöh. ”me”), yksityisyydensuojaa koskevista käytännöistä. 

Yksityisyydensuojasi on meille tärkeä ja meidän on kerrottava, kuinka keräämme, käsittelemme ja tarvittaessa luovutamme henkilötietojasi asiakas- ja yhteistyökumppanisuhteissamme, toimeksiannoissamme ja verkkosivujemme (akg.fi sekä asianajotoimistoespoo.fi) yhteydessä.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (”asetus”) soveltamisen alkaessa tämä lausunto korvaa aiemmat käytäntömme. Asetuksen mukaisesti haluamme informoida sivustomme käyttäjiä, nykyisiä ja potentiaalisia asiakkaitamme sekä nykyisiä ja mahdollisia yhteistyökumppaneitamme henkilötietojen käsittelystämme tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, helposti ymmärrettävässä muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä.

Mikäli alla olevien tietojen lisäksi tietosuojakäytännöistämme herää kysymyksiä, pyydämme olemaan rohkeasti yhteydessä.

2. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilömme

Tätä lausuntoa koskeviin kysymyksiin vastaa tietosuoja-asioiden yhteyshenkilömme asianajaja Lauri Mäki.

3. Henkilörekisterimme

Käsittelemme henkilötietojasi mahdollisesti eri tarkoituksiin ja näin ollen osin eri rekistereissä.

4. Mitä henkilötietoja keräämme ja käsittelemme 

Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka:

- olet antanut meille, kun olet yhteydessä meihin tai asioit kanssamme;

- olemme pyynnöstäsi, suostumuksellasi tai muutoin sinua varten hankkineet muualta;

- olemme saaneet lain sallimassa laajuudessa julkisista lähteistä, kuten oikeuslaitoksesta, kaupparekisteristä, verottajalta tai yritys- ja yhteisötietojärjestelmä YTJ:stä käyttötarkoitustamme varten; ja henkilötietoja, jotka 

- syntyvät verkkosivuillamme vierailusi yhteydessä.

Sinulla ei ole velvollisuutta antaa meille henkilötietojasi, mutta näin päättäessäsi, emme välttämättä pysty tarjoamaan palveluitamme sinulle.

Käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:

- perustiedot, kuten nimi, yhteystiedot sekä asiointikieli;

- yhteistyö- ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tarvittavat tiedot;

- toimeksiantoon liittyvät tiedot; ja

- verkkosivujemme käytön yhteydessä kerätyt tiedot (kuten lokitiedot ja evästeet).

Saatamme tapauskohtaisesti käsitellä myös muita tietojasi.

5. Henkilötietojen käsittelymme tarkoitukset ja oikeusperusteet

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja sinun (tai organisaatiosi) palvelemista varten.

Käsittelymme käyttötarkoitukset (ja oikeusperusteet) ovat: 

- asiakassuhteen, toimeksiantojen ja yhteistyön hoitaminen: käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti tätä tarkoitusta varten ja käsittely perustuu tällöin meidän välillä olevaan sopimukseen (sopimus);

- rekrytointi ja markkinointi: henkilötietojen käsittelymme perustuu tässä meidän intressiin tarjota tietoa meistä ja palveluistamme sinulle sekä arvioida toisaalta yhteistyömahdollisuuksiamme (oikeutettu etu), suoramarkkinoinnin osalta sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä;

- palvelumme kehittäminen ja raportointi: saatamme käsitellä henkilötietoja varmistaaksemme palveluidemme laadun (myös verkkosivujemme osalta; oikeutettu etu);

- lakien noudattaminen: käsittelemme henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esimerkiksi koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme meitä asianajotoimistona sitovat velvoitteet ml. arkistointia koskien (lainmukaiset velvoitteet); ja

- muut tarkoitukset: saatamme käsitellä henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn (suostumus). 

Toimeksiannon hoitamiseksi saatamme joutua käsittelemään myös arkaluonteisia tietojasi. Arkaluonteisten tietojen käsittelymme voi tällöin olla oikeutettua mm. oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi.

Emme käytä henkilötietojasi automaattisten yksittäispäätösten tekemiseksi (ml. profilointi).

6. Kenelle luovutamme tietojasi

Voimme luovuttaa henkilötietoja muille osapuolille:

- toimeksiannon edellyttämässä laajuudessa oikeuslaitokselle tai muulle asiaan liittyvälle viranomaiselle/ratkaisuinstanssille sekä mm. vakuutusyhtiöille;

- kun yhteistyökumppanimme (mm. kirjanpitäjä, IT-tuki) käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti (sitoutamme kaikki tällaiset kumppanimme vastaaviin käytäntöihin kuin meillä); sekä lisäksi

- kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä mm. oikeuksiemme toteuttamiseksi, turvallisuuden varmistamiseksi tai esimerkiksi viranomaispyyntöihin vastaamiseksi.

Voimme luovuttaa tietojasi suostumuksellasi myös muille osapuolille.

Tietojasi ei siirretä toimestamme EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Evästeet ja ulkopuoliset palvelut

Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivuillamme, jotka keräävät tietoja. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi IP-osoitteet, selaimen versio, vierailujen määrä ja vastaavat internetin käyttöä ja sivuston vierailuja koskevat tiedot. ”Eväste” on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan tietokoneesi kiintolevylle. Evästeiden avulla voimme parantaa sivustoamme ja tarjota tarpeisiisi tarkemmin sovitettuja palveluja. Voit estää evästeiden tallentumisen aktivoimalla kyseiset asetukset internetselaimestasi. Huomioithan kuitenkin, että evästeiden hyväksymättä jättäminen saattaa estää pääsysi tiettyihin sivustomme toimintoihin tai muutoin heikentää käyttökokemustasi. Google Analytics tarjoaa verkkosivujemme kävijäseurantapalvelun. Evästeillä kerättyä dataa ei jaeta toimestamme muille osapuolille.

Voimme käyttää kolmansien osapuolten sovelluksia ja sisältötyökaluja verkkosivujemme tietyissä osissa. Yksi näistä on Google Maps. Kun käytät tällaisia sovelluksia tai sisältötyökaluja, kyseiset kolmannet osapuolet voivat saada henkilötietojasi esim. silloin kun olet kirjautuneena kyseisiin palveluihin. 

8. Säilytysaika

Henkilötietojasi säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä lausunnossa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. 

Toimeksiantoja koskevien tietojen suhteen noudatamme kuitenkin kulloinkin voimassaolevia Asianajajaliiton tapaohjeita, joihin liittyen on annettu myös asiakirjojen säilyttämistä koskeva suositus. 

9. Oikeutesi rekisteröitynä

Rekisteröitynä sinulla on:

- oikeus saada pääsy henkilötietoihin: voit olla meihin yhteydessä ja tarkistaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu kuitenkin huomioiden meitä asianajotoimistona sitovat velvoitteet (kuten asianajosalaisuus);

- oikeus tietojen oikaisemiseen: vaikka pyrimme eheään ja ajantasaiseen tietoon, voit olla meihin yhteydessä ja pyytää, että virheelliset tiedot oikaistaan; 

- oikeus tietojen poistamiseen: mikäli käyttötarkoitus on päättynyt, poistamme tietosi ja sinulla on oikeus tätä meiltä myös vaatia; 

- oikeus käsittelyn rajoittamiseen: voit olla meihin yhteydessä ja voit lainsäädännön rajoissa rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä; 

- vastustamisoikeus: olemme luoneet mekanismit, joilla rekisteröidyt voivat vastustaa henkilötietojensa käsittelyä lainsäädännön rajoissa ja esimerkiksi peruuttaa vapaasti aiemmin antamansa suostumuksen; ja

- oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: voit olla meihin yhteydessä, jos tarvitset tietojasi muissa kuin meidän järjestelmissä ja pyrimme antamaan tiedot siten, että ne voidaan siirtää toiseen järjestelmään.

Kaikkien edellä todettujen osalta huomioithan, että oikeutesi voivat olla rajoitettuja sellaisten henkilötietojen osalta, jotka:

- ovat välttämättömiä tässä lausunnossa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi; 

- joiden säilyttämistä laki edellyttää; tai joiden osalta 

- meillä on myös muita velvoitteita (mm. asianajajan tapaohjeiden nojalla).

Vaikka pyrimme toimimaan kaikilta osin tietosuojalainsäädännön mukaisesti, tarvittaessa voit olla yhteydessä yhteyshenkilöömme tai tehdä valituksen asianomaiselle valvontaviranomaiselle (ks. lisää http://tietosuoja.fi).

10. Tietoturva

Arvioimme jatkuvasti toimintaamme liittyviä riskejä ja suojaamme näihin peilaten henkilötietojasi asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta tuhoamiselta, häviämiseltä, muuttamiselta, luvattomalta luovuttamiselta tai niihin käsiksi pääsyltä. Myös kumppanimme ovat sitoutuneet korkeaan tietoturvatasoon. Pyrimme jatkuvasti kehittämään sisäisiä prosessejamme ja mm. kouluttamaan henkilöstöämme.

Uskomme silti käyttävämme myös jatkossa esimerkiksi sähköpostia yhteydenpitoomme, jollet sinäkään tätä vastusta.

11. Linkit ja muut sivustot

Tämä lausunto ei koske kolmansien osapuolien sivustoja (mahdollisista linkeistä huolimatta), koska emme voi tällaisiin sivustoihin tai niiden tietosuojakäytäntöihin vaikuttaa.

12. Lausunnon päivitykset

Tarkastelemme tätä lausunnosta säännöllisesti ja julkaisemme mahdolliset päivitykset tällä sivulla. Tämän lausunnon sisältö päivitettiin viimeksi 24.5.2018.